Um gestor qualificado sabe que ter o controle dos documentos é uma tarefa muito importante. Desde CNPJ até as notas fiscais de compras, ter essas informações armazenadas contribuem para uma melhor gestão e consequentemente redução de impasses. Ao final de um período contábil é necessário apresentar certas contas, caso não haja essa gestão de documentos bem definida pode acabar impactando no financeiro da sua empresa.

Nesse post iremos abordar a importância de ter a gestão de documentos no que tange o financeiro da organização. Ao longo do texto falaremos de pontos os quais deve-se ter atenção durante todo o ano para não acarretar em dificuldades.

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é a prática que tem como objetivo tornar o uso e o armazenamentos de dados mais ágil. Essa ação consiste em guardar documentos estratégicos em lugares acesso fácil e organizado.

Como exemplo de documentos que devem ser de fácil acesso, temos:

• Folha de pagamento;
• Notas fiscais;
• Relatórios;
• Estoque;
• Contas, entre outros.

Como isso afeta minha empresa?

Na rotina intensa de uma empresa uma boa gestão de documentos pode ajudar a otimizar os processos. Não só no setor financeiro como em todos, uma vez que a organização dos itens de trabalho atuam no diretamente na produtividade da equipe.

No que tange  o financeiro, essa gestão auxilia em:

• Um maior controle: uma vez que os documentos financeiros são organizados, tais como contas a pagar, a receber, notas fiscais, entre outros, torna-se mais fácil o controle do caixa;
• Facilita na tomada de decisões: tendo em mãos todas as movimentações financeiras detalhadas, fica mais fácil de saber até onde pode ir no que se refere investimentos e despesas;
• Confiabilidade: para planejar uma estratégia para um certo período contábil é necessário ter confiança nos dados retidos. Com uma gestão eficiente desses dados, realizada de maneira prévia, torna-se mais tranquila a prestação de contas para o contador ao final desse período, evitando assim gastos indevidos.

Como devo otimizar essa gestão?

Há diversas formas de auxiliar na otimização da gestão de documentos, principalmente no setor financeiro. A tecnologia está ao nosso favor, deva forma devemos utiliza-la.

A digitalização de certos documentos, como notas ficais e contas a pagar, podem facilitar muita na hora de revisitar tais documentos. Em um software especifico ou em uma nuvem é possível armazenar esse itens. Google Drive, Excel, Planilhas Google ou Dropbox, são exemplos de armazenamentos gratuitos

Mas a gestão não é somente armazenamento ela também engloba a organização para o futuro. Ter em mente quais serão suas despesas ao longo de um período pode te auxiliar em uma tomada de decisão.

Uma boa contribuição para essa organização é um calendário financeiro. Nele você discrimina a natureza da conta ou documento, o valor a ser pago e quando deve ocorrer. Organizando as entradas e saídas durante o mês você pode fazer uma projeção mais exata dos seus gatos. Pensando nisso nós estamos disponibilizando para você um Calendário Financeiro + Tutorial.

Com esse calendário que estamos disponibilizando você conseguirá colocar de modo visual todas as suas despesas, ter acesso ao fluxo total de dinheiro da sua empresa. Além de inserir dados numéricos você também pode discriminar o que cada valor. Dessa forma você consegue visualizar com mais facilidade as entradas e saídas da sua empresa.

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